Hej,
Som min fråga lyder undrar jag lite angående förnyelser av fakturor. Jag undrar även hur jag kan se ifall det är manuellt utskick eller automatiskt.
Skulle även vilja veta ifall det går att kontrollera på vilket sätt förnyelser skickas ut (e-post, post, sms).
Hej Malin,
arcMember tillåter dig att skapa och distribuera fakturor manuellt eller med automatiskt, och vår rekommendation är att det bäst sker automatiskt. Påminnelser särskilt.
En faktura/betaluppmaning kan skickas via e-post, brev eller SMS. Vid utskick via brev eller SMS så tillkommer en debitering per utskick.
Brev skickas i två-fönster-kuvert och skulle brevet inte nå sin mottagare så återvänder det till er avsändaradress.
Fakturadistribution: Styr HUR fakturorna ska skickas och är en inställning på faktura- och påminnelsemall.
Inställningen hittas också på enskild individ, och om individens inställning som skiljer sig från ditt val av distribution så har individens inställning företräde i alla fall utom vid påminnelser via brev.
Distributionstillfälle/Distributionsschema: Styr NÄR din faktura ska skickas.
Förnyelsedatum: Detta datum är knutet till medlemskapet och är därför en inställning på prenumerationsmallen.
Påminnelsedatum: Detta datum är knutet till fakturaflödet och är därför en inställning på faktura- och påminnelsemallarna.
E-post går inte iväg under natten. Skapar du en faktura sen kväll så går den iväg först klockan 09.00 kommande morgon.
Hur tar jag reda på om mina förnyelser kommer att skickas ut automatiskt eller inte?
Fakturamallen och dess påminnelsemallar styr hur fakturorna ska skickas.
Du kan ha sagt JA till automatiskt distribtion och i samband med detta har du också valt ett distributionssätt.
Du kan ha sagt NEJ till automatisk distribution och då att hanteringen manuell, dvs. du måste själv trigga dina förnyelser och i samband med detta får du också välja hur distributionen ska ske.
De fakturor som kan skapas och skickas per automatik är förnyelsefakturor samt påminnelsefakturor.
Det finns fall där även första fakturan skapas automatiskt och det gäller publika medlemsformulär med betalalternativet faktura.
När fakturorna ska skickas ut styrs av en inställningar och det ser olika ut beroende på om du valt att ha ett Kalenderburet medlemskap, exempel: 1 jan - 31 dec, eller ett löpande medlemskap, exempel: 13 mars - 13 mars året därpå.
Jag har kalenderburet medlemskap - när skickas min förnyelse ut?
Vid kalenderburet medlemskap så har du möjlighet att sätta ett fast och specifikt datum för din förnyelsefaktura på dess prenumerationsmall.
Det är vid detta angivna datum som förnyelsen skapas och skickas till dem vars medlemskap har förfallit eller förfaller inom 31 dagar.
Jag har löpande medlemskap - när skickas min förnyelse ut?
Vid löpande medlemskap så skapas fakturor den 1 varje månad och detta till dem vars medlemskap har förfallit eller förfaller inom 31 dagar.
Exempel: Förfaller medlemskapet den 1 oktober så genereras förnyelsen den 1 september. Förfaller medlemskapet den 9 oktober så genereras förnyelsen den 1 oktober.
 | ! Individer med medlemsstatus Avslutat (grå prick) har ett slutdatum för sitt medlemskap, och tas inte med vid en förnyelseavisering. |
Jag har ett automatiskt fakturaflöde, när skickas mina förnyelser ut?
De fakturor som kan skapas och skickas per automatik är förnyelsefakturor samt påminnelsefakturor.
Det finns fall där även första fakturan skapas automatiskt och det gäller publika medlemsformulär med betalalternativet faktura.
När fakturorna ska skickas ut styrs av en inställningar och det ser olika ut beroende på om du valt att ha ett Kalenderburet medlemskap, exempel: 1 jan - 31 dec, eller ett löpande medlemskap, exempel: 13 mars - 13 mars året därpå.
Jag har kalenderburet medlemskap - när skickas min förnyelse ut?
Vid kalenderburet medlemskap så har du möjlighet att sätta ett fast och specifikt datum för din förnyelsefaktura på dess prenumerationsmall.
Det är vid detta angivna datum som förnyelsen skapas och skickas till dem vars medlemskap har förfallit eller förfaller inom 31 dagar.
Jag har löpande medlemskap - när skickas min förnyelse ut?
Vid löpande medlemskap så skapas fakturor den 1 varje månad och detta till dem vars medlemskap har förfallit eller förfaller inom 31 dagar.
Exempel: Förfaller medlemskapet den 1 oktober så genereras förnyelsen den 1 september. Förfaller medlemskapet den 9 oktober så genereras förnyelsen den 1 oktober.
| ! Individer med medlemsstatus Avslutat (grå prick) har ett slutdatum för sitt medlemskap, och tas inte med vid en förnyelseavisering. |
Jag har ett automatiskt fakturaflöde - när skickas mina påminnelser ut?
Datum för din påminnelse bestäms utifrån tre faktorer:
1. Kredittiden på föregående faktura. Fakturan måste förfalla för att det ska vara aktuellt med en påminnelse.
2. Fast fristtid - fakturan måste förfalla med 7 dagar eller mer. Detta för att din medlem inte ska riskera att få en påminnelse tätt inpå eventuell betalning.
3. Önskat distributionstillfälle - hur tätt vi genomsöker ditt register efter dem vars faktura har förfallit och därför behöver en påminnelse.
Enklast möjliga: Vi rekommenderar dig att alltid arbeta med Dagligt distributionsschema, då går nästa påminnelse ut: Kredittid + 7 dagar.
| Distributionsschema Möjligheten att ha något annat än Daglig distribution är till för dig som önskar spara pengar. Månadsvis (Default): Månadens första arbetsdag. Tillkommer ingen extra kostnad. Veckovis: Veckans första arbetsdag. Tillkommer en kostnad på 25 öre per faktura. Dagligen: Varje arbetsdag. Tillkommer en kostnad på 50 öre per faktura. |
Exempel: fakturadag 1 januari - kredittid 30 dagar - Distributionsschema Dagligen
En påminnelse skapas och skickas 1 januari + 30 dagar + 7 dagar = 6 februari
Exempel: fakturadag 1 januari - kredittid 30 dagar - Distributionsschema Veckovis
En påminnelse skapas och skickas 1 januari + 30 dagar + 7 dagar + X dagar fram till nästkommande måndag
Exempel: fakturadag 1 januari - kredittid 30 dagar - Distributionsschema Månadsvis
En påminnelse skapas och skickas 1 januari + 30 dagar + 7 dagar + X dagar fram till första veckodag nästkommande månad
När distribueras mina manuella fakturautskick?
De fakturor som måste hanteras manuellt är nyregistreringar i admingränssnittet samt fakturor till individer som förfallit (gått igenom hela betalprocessen utan att betala).
Även förnyelsefakturor och påminnelser kan triggas manuellt om du satt fakturamallens Fakturadistribution på Manuell hantering.
Men vi rekommenderar alltid automatisk distribution, särskilt för påminnelser för att säkerställa att flödet går färdigt.
Jag vill trigga mitt fakturautskick manuellt - när går min faktura iväg?
När du sätter igång ett fakturaflöde manuellt och väljer att skicka som brev, så kommer arcMember att fråga dig hur snabbt du vill få iväg brevet:
| Distributionstillfälle Nästkommande arbetsdag: Vid daglig fakturadistribution tillkommer en kostnad på 50 öre per faktura. Nästkommande måndag: Vid veckovis fakturadistribution tillkommer en kostnad på 25 öre per faktura. Den 1:e nästkommande månad: Vid månadsvis fakturadistribution tillkommer ingen extra kostnad. |
Jag vill skicka faktura och/eller påminnelse via SMS, hur funkerar det?
Om du har valt SMS som distribution så kommer dín medlem att få ett SMS från dig med nedan text. (Maxgräns 160 karaktärer)
För att göra betallänken så kort som möjligt så använder vi oss av en URL-förkortning, i vårt fall arcm.co. Länken kommer alltså att bli personlig och se ut så här: http://arcm.co/EgeNk0d
Länken i meddelandet skickar din medlem till arcMember betalsida där man ges möjlighet att välja betalsätt utifrån vad du erbjuder. Vanligast är att utöver medlemsavi erbjuda kort och swish-betalning. En sådan betalning resulterar i en kontantfaktura, inbetalningen registreras direkt i arcMember och medlemskapet aktiveras.
Faktura via SMS:
Hej %firstname%, vi har skickat en faktura till dig. Du kan betala smidigt via länken: %invoicelink%
Påminnelse via SMS:
Hej %firstname%! Vi ser att din faktura %referenceCode% har förfallit. Du har möjlighet att betala via länken: %invoicelink%
Saknar mottagaren mobilnummer så skickas alltid ett brev istället och detta automatiskt nästkommande dag. Detta för att du inte ska missa en medlem och dess medlemsavgift.
 | Vi använder oss av det övergripande begreppet Faktura i våra standard-SMS, då det används för båda fakturatyperna: Faktura och Avi. Kontakta oss om du önskar en kundunik text för dina faktura-SMS. |