Hej Danne,

Vi kan börja med att beröra hur det ser ut för en liten förening med bara ett årsvis medlemskap. I dessa fall kan man bokföra rakt av utifrån bankkontot, men större föreningar där man kanske har en del som går enligt kontantmetoden och en del fakturor och kanske också gåvor och event så blir det genast mer komplicerat.

arcMember är byggt så att ett komplett ekonomiskt underlag skapas i arcMember, dvs medlemsavgifter, gåvor och event skapar avier eller fakturor som konteras korrekt såväl då man ställer ut en faktura samt vid betalning. Hela reskontran finns därmed i arcMember och det som skapas är en rapport med summerade belopp per konto och period (vanligen månadsvis), den kan också skapas för inläsning i bokföringen som så kallad SIE fil. arcMember stödjer såväl faktureringsmetoden (fakturor med ett betalningskrav) som kontantmetoden (avier, ofta medlemsavgifter, som bokförs först vid inbetalning)

Lokala eller regionala föreningar får egna kostnadsställen och arcMember kan konfigureras för att hantera fördelningen av medlemsintäkter mellan riks, regional och lokalförening.

Enklast avstämning blir det om arcMember har helt eget Bank eller Plusgiro konto, som ni med fördel ber er bank styra återrapporteringen till arcMember för automatisk avprickning av inbetalningar. Har man andra transaktioner på kontot stökar det till avstämningen då dessa måste hanteras vid sidan om.

Swishkontot bör man defintivt koppla in i arcMember så era medlemmar får möjlighet att betala medlemsavgift via Swish och avin därmed blir betalmarkerad i arcMember och bokförd på rätt konto. Kopplas Swish till arcMember så blir ju det också ett betalsätt i vårt gåvoformulär som ni kan lägga på er hemsida, det fina med det är att ni får en identitet på gåvogivaren, ni kan begära fler uppgifter såsom namn, adress och email och gåvogivaren blir därmed automatiskt registrerad som en individ i arcMember och ni kan på så sätt fortsätta kontakten via utskick osv. En del organisationer vill inte stänga möjligheten att ta emot swishgåvor utanför arcMember, alltså som anonym bara swisha ett gåvobelopp och skriva vilket meddelande som helst – bäst är då om detta swish konto, som alltså ligger utanför arcMember, då också är kopplat till ett annat bankkonto så det inte blandas med arcMember transaktioner.

Observera att det är Swish handelskonto ni behöver beställa hos er bank, har ni swishkonto idag utanför arcMember så är det troligen Swish företag (som inte går att koppla till arcMember).

Vi kan även tillägga att några av våra arcMember föreningar är duktiga på swishkampanjer, via t ex qr-kod. Är ni intresserade av detta, hör av er till oss, så berättar vi mer!

arcMember är inte ett komplett insamlingssystem, men använder man vår gåvomodul på rätt sätt så kommer man en bra bit på vägen.