Hej Sara,
När det kommer till makulering och kreditering så har vi lite olika krav på vad man kan göra, beroende dels på om det är en avi eller en faktura. Nedan förklarar vi ingående hur man går tillväga med detta.
Makulera: En faktura av typ avi (ej betalningskrav) kan makuleras oavsett om avin är betald eller ej.
Att makulera en avi innebär att göra den ogiltig. Oftast makuleras en avi av något av följande skäl: 1. Avin är helt felaktig – den har aldrig motsvarats av en tjänst eller en vara. Den ska tas bort och ersättas av en ny korrekt faktura. 2. Föreningen inser att fakturan aldrig kommer att betalas.
Kreditera: En faktura av typ faktura (betalningskrav) kan krediteras oavsett om fakturan är betald eller ej.
Vid kreditering av fakturor så menar man att man stryker fakturan, eller reducerar värdet av den. Fakturan är medlemmens krav på betalning av en tjänst eller en vara, men i fall av ånger, kompensation, skador eller liknande kan du välja att reducera fakturans värde. Alltså kreditera den.
 | En automatiskt inmatad inbetalning som pekar mot en makulerad avi eller krediterad faktura kommer att leda till en misslyckad matchning. |
Kreditera en obetald faktura
- Öppna fakturan du vill kreditera.
- Klicka på Hantera faktura i kontextmenyn.
- Välj alternativ Kreditera faktura.
- I dialogen som följer måste du bekräfta din önskan genom att återigen trycka på knappen Kreditera faktura.
Kreditera en betald faktura
- Öppna fakturan du vill kreditera.
- Klicka på Hantera faktura i kontextmenyn.
- Välj alternativ Kreditera faktura.
I fallet av en betald faktura måste du berätta för systemet hur du önskar hantera den betalning som finns registrerad.
Alt 1: Hantera belopp som återbetalning för individen
- Välj Återbetalning till mottagaren samt fyll i Utbetalningsdatum för den återbetalning du gjort till individen i fråga.
- Bekräfta din önskan genom att återigen trycka på knappen Kreditera avi.
En kreditfaktura med motsvarande minusbelopp har nu skapats.
Ingen utbetalning till mottagaren sker per automatik utan detta hanteras av er manuellt.
Fakturans status kommer att ändras från Betald till Krediterad.
Alt 2: Hantera belopp som tillgodo för individen
- Välj Tillgodo för mottagaren vid nästkommande faktura.
- Välj på vilket sätt mottagarens tillgodo ska få användas. Tillgodot kommer att hämtas upp per automatik utifrån detta val.
- Bekräfta din önskan genom att återigen trycka på knappen Kreditera avi.
En inbetalningspost med motsvarande minusbelopp har nu skapats.
En tillgodo-post knyts till mottagaren i väntan på nästkommande faktura. Aktuellt tillgodo läggs på nästkommande faktura som en synlig minuspost med hänvisning till aktuell faktura.
Fakturans status kommer att ändras från Betald till Krediterad.
Makulera en obetald avi
- Öppna fakturan du vill makulera.
- Klicka på Hantera faktura i kontextmenyn.
- Välj alternativ Makulera avi.
- I dialogen som följer måste du bekräfta din önskan genom att återigen trycka på knappen Makulera avi.
Makulera en betald avi
- Öppna fakturan du vill makulera.
- Klicka på Hantera faktura i kontextmenyn.
- Välj alternativ Makulera avi.
I fallet av en betald avi måste du berätta för systemet hur du önskar hantera den betalning som finns registrerad.
Vidare så måste du efter utförd makulering besöka berörd individ för att eventuellt återställa den medlemsstatus som avin avsett. Se nedan för mer info.
Alt 1: Hantera belopp som återbetalning för individen
- Välj Återbetalning till mottagaren samt fyll i Utbetalningsdatum för den återbetalning du gjort till individen i fråga.
- Bekräfta din önskan genom att återigen trycka på knappen Makulera avi.
En inbetalningspost med motsvarande minusbelopp har nu skapats.
Ingen utbetalning till mottagaren sker per automatik utan detta hanteras av er manuellt.
Fakturans status kommer att ändras från Betald till Makulerad.
Alt 2: Hantera belopp som tillgodo för individen
- Välj Tillgodo för mottagaren vid nästkommande faktura.
- Välj på vilket sätt mottagarens tillgodo ska få användas. Tillgodot kommer att hämtas upp per automatik utifrån detta val.
- Bekräfta din önskan genom att återigen trycka på knappen Makulera avi.
En inbetalningspost med motsvarande minusbelopp har nu skapats.
En tillgodo-post knyts till mottagaren i väntan på nästkommande faktura. Aktuellt tillgodo läggs på nästkommande faktura som en synlig minuspost med hänvisning till aktuell faktura.
Fakturans status kommer att ändras från Betald till Makulerad.
Makulera en delbetald avi
Vid delbetald avi så ges du samma alternativ som vid betald avi; att låta den betalda summan hanteras som ett Tillgodo eller som en Återbetalning.
Skulle det vara så att du vill upplåta kvarvaranda summa, dvs. nöja dig med inbetalt belopp, så behöver du göra följande för att bokföringens ska bli korrekt:
Exempel: fakturan på 100 kr är betald med 70 kr, och ni anser att det räcker.
Om fakturan innehåller en prenumeration:
- Makulera den delbetalda avin och hantera inbetalt belopp på 70 kr som Tillgodo.
- Skapa en enskild faktura under individen med två poster: 1. Prenumeration (Medlemskapet) 100 kr 2. Fri orderrad -30 kr = 70 kr.
Nu plockas individens tillgodo på 70 kr, fakturan blir nollad och distribueras ej.
Om annan faktura:
- Makulera den delbetalda avin och hantera inbetalt belopp på 70 kr som Tillgodo.
- Skapa en enskild faktura under individen med en post: 1. Fri orderrad 70 kr = 70 kr.
Nu plockas individens tillgodo på 70 kr, fakturan blir nollad och distribueras ej.
I samband med att en individ betalar sin medlemsavi så justeras individens medlemstatus; individen anges som aktiv (grön) och medlemskapets slutdatum skjuts fram med aktuellt medlemsperiod - ofta ett kalenderår.
Denna justering måste återställas manuellt i samband med att en betald avi makuleras.
Återställa medlemskap vid makulerad betald medlemsavi
- Öppna individ vars medlemsavi blivit makulerad.
- Klicka på Prenumerationer i vänstermenyn.
- Tryck på raden för den prenumeration som ska hanteras.
- Sätt Giltig till för när prenumerationen/medlemskapet ska förfalla. Om prenumerationen förlängts vid betalnng så ska detta datum alltså backas. Det kan också vara så att du önskar avsluta medlemskapet.
- Tryck på Spara.
Indivdens medlemsstaus och medlemsdatum har justerats.
 | Giltig till: Styr när prenumerationens aktuella betalperiod slutar. Slutdatum: Styr när prenumerationen ska avslutas och eventuella förnyelser därmed strypas. När angivet slutdatum infaller så ges individen status Avslutat på egen begäran (grå prick). |
