Jag ser att jag kan använda utskickslistor, men vad är dessa egentligen? Och hur använder jag dem?
Av Per
Hej Per,
En utskickslista kan vara Publik eller Ej publik, och många gånger definierar ditt val syftet med utskickslistan.
Publika utskickslistor (underhålls av medlemmarna)
Utskickslistor gör det möjligt för den mottagande individen att själv välja vilken information som man önskar ifrån dig, istället för som annars på- och avanmäler sig från alla utskick utan undantag.
På så sätt hålls utskickslistorna uppdaterade av individerna själva och du kan använda dem som urval för dina standardutskick - istället för att göra ett utskicksspecifikt urval vid varje utskick.
Tänkbara utskickslistor för en patientförening skulle exempelvis kunna vara: Medlemsnyheter, Nyheter från vård och forskning,Anhörigbrev. Det är med andra ord att betrakta som en form av utskicksprenumerationer.
Interna utskickslistor (underhålls av administratören)
Utskickslistor kan också vara Icke publika och då användas endast i syfte att underlätta för dig som administratör.
Då administrerar du själv manuellt vilka individer som ska vara knutna till listan och använder den sedan som urval när du väljer mottagare till dina utskick.
Exempel på en intern utskickslista skulle exempelvis kunna vara: Arbetsgrupp ny hemsida. Dvs. en avgränsad grupp individer som du för tillfället kontaktar ofta och därför vill underlätta flödet kring.
Skapa en ny utskickslista
Klicka på Utskick i toppmenyn.
Klicka på Utskickslistor i vänstermenyn
Klicka på Skapa ny utskickslista i kontextmenyn.
Fyll i uppgifterna för din nya utskickslista. Tänk på att ge ett Namn och en Beskrivning som tydligt berättar för individen vad som avses.
Om du vill att utskickslistan begränsas till att vara valbar endast för individer inom en specifik grupp, så görs den inställning under Tillgänglig för individ i. Gruppadmins måste ha rättighet att Ändra individ för att komma åt att knyta individer till listan.
Kryssa i Publik utskickslista om du vill ge individen rätt att själv bestämma om man önskar tillhöra en utskickslista eller ej.
Tryck på knappen Spara.
Publik utskickslista
Kryssa i Publik utskickslista om du vill att listan görs valbar via Medlemsportalen eller när man använder sig av en Avregistreringslänk i ett utskick.
Har du flera publika utskickslistor så kommer individen få välja mellan samtliga.
Om ej publik så kan listans individer endast administreras av registrets administratörer.
Ändra inställningarna för en utskickslista
Klicka på Utskick i toppmenyn.
Klicka på Utskickslistor i vänstermenyn
Klicka på raden för den utskickslista som du vill öppna och editera.
Ändra de uppgifter som du vill ändra.
Tryck på knappen Spara.
Lägg till en eller flera registrerade individer till en utskickslista
Utskickslista är ett fält på individen och administreras enkelt vid registerring av en ny individ och vid redigering av en gammal. Precis på samma sätt som när du anger exempelvis Kön eller Grupp.
Vidare kan utskickslistorna läggas till som val i ditt publika medlemformulär så att en ny medlem direkt får ange vilka utskick man är intresserad av.
Om du istället önskar knyta flera individer till en utskickslista gör du på följande sätt:
Klicka på Individer i toppmenyn.
Fyll i de kriterier du vill söka på.
Tryck på knappen Sök.
Kryssar i aktuella individers checkboxar i individlistan. Vill du markera samtliga individer i sökresultatet kryssar du i den översta checkboxen.
Välj Knyt urval till utskickslista i drop-down-listan till höger om knappen Återställ.
Välj aktuell utskickslista och kontrollera ditt individurval.
Tryck på knappen Spara.
Ta bort en eller flera individer från en utskickslista
Vill du ta bort en individ från din utskickslista så görs det enklast via aktuell individ:
Öppna aktuell individ.
Klicka på Ändra individuppgifter i kontextmenyn.
Gör önskad ändring i fältet Utskickslista.
Tryck på knappen Spara.
Om du istället vill ta bort flera individer ifrån en utskicklista så görs det enklast via utskicksfliken:
Klicka på Utskick i toppmenyn
Klicka på Utskickslistor i vänstermenyn
Klicka på raden för den utskickslista som du vill öppna och editera.
Sök i individlistan efter den individ som du vill radera.
Kryssar i checkboxen för de individer som du önskar ta bort från listan.
Tryck på knappen Ta bort från utskickslistan nedanför listan.
! Funktionen kräver att du använder arcMembers utskicksmodul och att denna är konfiguerad för användande av utskickslistor.
