Hej Liv,

Tack för din fråga.

Vi vill börja med att påminna om att det är viktigt att ha koll på om ni har manuell eller automatisk fakturadistribution inställt på fakturamallen. Om inställningen är manuell hantering så skickas inget per automatik utan ni triggar utskicket på egen hand. Har man valt automatisk distribution så kommer avierna att gå iväg det datum man angivit på själva prenumerationen/medlemskapet. Vid automatiskt utskick är det därför särskilt viktigt att kolla igenom alla mallar i tid så att dessa stämmer/ är redigerade innan aviseringen sker.

Innan aviseringen görs är det bra att kolla vilken e-postmall som är kopplad till fakturamallen. Klicka på ekonomifliken och fakturamallar i vänstermenyn. Klicka på aktuell mall och sedan på ändra fakturamall uppe i högra hörnet.

Under e-postmall ser du vilken mall som är vald.

Kolla även e-postmallen så att texten stämmer. Klicka på utskick och systemmallar i vänstermenyn och den mall som är kopplad till aktuell fakturamall.

Om det är en påminnelse som ska skickas kan man klicka på utskick och fakturautskicksmallar i vänstermenyn och sen på själva påminnelsemallen. Kolla att allt ser ok ut innan det skickas ut.

Kolla även igenom aktuella prenumerationer (det vi även kallar medlemskap) så att det inte ligger någon kompletterande fakturatext som ska tas bort, eller gamla PDF:er. Kolla även att beloppen för era prenumerationer/medlemskap stämmer.

För att komma till prenumerationerna så klicka på ekonomi/ kategorier. Klicka på den kategori vars prenumeration du vill öppna, så hittar du den.

Här inne på prenumerationen kan du sedan göra ändringar

Nu är det dags för själva aviseringen! 

Frågan ni först kan ställa er är om ni endast vill fakturera de som har ett aktivt medlemskap eller inväntar förnyelse, dvs grön- och gulmarkerade, eller om ni även vill fakturera de som inte betalt föregående års faktura, dvs rödmarkerade individer. Om ni bara vill fakturera de två första så klickar man på ekonomifliken och nytt fakturautskick uppe till höger. Välj det som utskicket gäller, en prenumeration och välj kategori, dvs vilket medlemskap som gäller. Filtrera sedan ut individer som ska ha en förnyelsefaktura och anpassa antal dagar till när prenumerationen förfaller. Klicka på sök urval och sedan använd aktuellt urval – steg 2. Välj önskad distributionsmetod och klicka på skapa fakturor. Nu är det klart.

Om ni vill fakturera rödmarkerade individer behöver deras obetalda fakturor makuleras.  Gör det under ekonomi, ändra fakturadatum några år bakåt i tiden och markera de individer vars fakturor ska makuleras. Dessa individer kommer också då att faktureras. Gör som nämnt ovan för att skicka iväg fakturorna, men välj alternativ 3 (förfallit till att bli icke betalande individer, fd. aktiva individer) och klicka på sök urval.

Vi hoppas att det ska gå fint med årsaviseringen!